Jylhän Sähköosuuskunnan tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste verkkosivuvierailijoille
Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten henkilötietoja käsitellään verkkosivulla vierailevista kävijöistä. Tässä selosteessa kerromme:
- rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojasta vastaavan yhteystiedot
- mitä tietoja keräämme
- mihin tietoja käytämme ja millä oikeusperusteella tietoja käsittelemme
- kuinka kauan säilytämme tiedot
- tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
- minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot
- mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää.
Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 18.12.2025
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä:
Jylhän Sähköosuuskunta
Ratatie 21, 62200 Kauhava,
jylhan.sahko@jylhaos.fi
Tietosuojasta vastaava:
Antti Järvinen
06 434 6330
antti.jarvinen@jylhaos.fi
Kerättävät tiedot, mihin tietoja käytetään ja oikeusperuste tietojen käsittelylle
Rekisteröidyt henkilöt
Verkkosivuvierailijat
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on palautteiden käsittely asiakaspalvelutilanteessa.
Käsiteltävät henkilötiedot ja lainmukaisuusperusteet
Käsiteltäviä henkilötietoja on:
- Lomakkeiden kautta annetut tiedot kuten palaute.
- Palautteen ohessa rekisteröidyn omatoimisesti toimittamat tiedot, kuten nimi, osoite, postinumero ja -toimipaikka, sähköposti, puhelinnumero.
Käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, jonka tarkoituksena on palautteiden käsittely.
Henkilötietojen säilytys
Palautelomakkeen kautta tulevien tietojen säilytys riippuu tuleeko palaute käsiteltäväksi Jylhän Sähköosuuskunnan asiakkaalta vai ei. Asiakkaalta saadut tiedot rinnastetaan asiakkaan tietoihin ja näin ollen säilytys määräytyy asiakastietojen mukaisesti. Jos palautteen antaja ei ole Jylhän Sähköosuuskunnan asiakas, säilytetään palautteita 12 kuukautta.
Tietojen suojaus
Jylhän Sähköosuuskunnan henkilötietojen suojauksen päämääränä on turvata tietojen ja tietojärjestelmien saatavuus, varmistaa niiden luottamuksellisuus ja tietojen eheys sekä minimoida mahdollisista poikkeamista aiheutuvat vahingot. Henkilötietojen käsittelyssä ja suojaustoimissa huomioidaan voimassa olevan tietosuojaa koskevan lainsäädännön vaatimukset.
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, kuka hänen henkilötietoja käsittelee, minne henkilötietoja luovutetaan ja miksi niitä luovutetaan. Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua sekä turhan ja virheellisen tai puutteellisen tiedon poistoa. Rekisteröidyn oikeudet on varattu hänen itsensä käyttöön, eikä niitä voi pääasiassa käyttää toisen puolesta ilman valtuutusta.
Tavanomaisissa asiakaspalvelutilanteissa, kuten esimerkiksi yhteys- ja laskutustietojen muutoksissa sekä lask4utustiedusteluissa, voi ottaa yhteyttä Jylhän Sähköosuuskunnan asiakaspalveluun.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevan käyttöpyynnön pyydämme toimittamaan tietosuojasta vastaavalle.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Sinulla on oikeus tutustua sinusta tallennettuihin Jylhän Sähköosuuskunnan hallussa oleviin henkilötietoihin. Saat niistä halutessasi myös kopion itsellesi. Sinulla on myös oikeus saada vahvistus siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön vuoksi.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Voit aina ottaa meihin yhteyttä saadaksesi tietosi oikaistuksi, päivitetyksi ja täydennetyksi.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
- Käsiteltävät henkilötiedot eivät ole tarpeellisia lakisääteisten velvoitteiden kannalta.
- Jos peruutat henkilötietojen käsittelyyn antamasi suostumuksen eikä tietojen käsittelylle ole muuta perustetta.
Kun tiedot muuttuvat tarpeettomiksi niiden säilytysaikojen päätyttyä, pyrimme aina poistamaan tiedot ajallaan, eikä erillistä poistopyyntöä tällaisten tietojen osalta tarvitse tehdä.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Oikeus koskee käsittelyä esimerkiksi tilanteissa, joissa epäilet henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta tai olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä, mutta asioiden selvittäminen on vielä kesken.
Vastustamisoikeus
Oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä on aina oikeus vastustaa. Rekisterinpitäjänä Jylhän Sähköosuuskunnan on lopetettava sellainen käsittely, jonka osalta se ei voi näyttää toteen, että Jylhän Sähköosuuskunnan tai jonkun muun kolmannen osapuolen edut olisivat painavampia kuin rekisteröidyn oikeus yksityisyyteen. Jylhän Sähköosuuskunta on etukäteen arvioinut oikeutettujen etujen perusteella tapahtuvaa käsittelyä turvatakseen rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet.
Jos haluat käyttää oikeuttasi vastustaa henkilötietojesi käsittelyä oikeutettujen etujen perusteella, tee siitä ilmoitus tietosuojasta vastaavalle.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Sinulla on kuitenkin oikeus saada antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perustuen.
Oikeus peruuttaa suostumus
Niiden henkilötietojen osalta, jonka käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
Saat suostumuksesta ja sen peruuttamisen tavoista ja vaikutuksista aina tiedon suostumuksen keruun yhteydessä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
Jylhän Sähköosuuskunta ei luovuteta tietoja verkkosivun vierailijoista kolmansille osapuolille tai muille rekisterinpitäjille muutoin kuin lain vaatimissa tilanteissa.
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjä profiloida.
Tietosuojaseloste asiakkaille
Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten asiakkaiden henkilötietoja käsitellään. Tässä selosteessa kerromme:
- rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojasta vastaavan yhteystiedot
- mitä tietoja keräämme
- mihin tietoja käytämme ja millä oikeusperusteella tietoja käsittelemme
- kuinka kauan säilytämme tiedot
- tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
- minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot
- mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää.
Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 16.1.2026
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä:
Jylhän Sähköosuuskunta
Ratatie 21, 62200 Kauhava,
Y-tunnus: 0178881-3
Tietosuojasta vastaava:
Antti Järvinen
06 434 6330
antti.jarvinen@jylhaos.fi
Rekisterin nimi:
Jylhän Sähköosuuskunnan asiakasrekisteri
Kerättävät tiedot, mihin tietoja käytetään ja oikeusperuste tietojen käsittelylle
Rekisteröidyt henkilöt
Jylhän Sähköosuuskunnan Asiakkaat ja Toimittajat. ”Asiakkaat” termi kattaa asiakkaat niin sähkön myynnin, sähköverkkopalvelun kuin sähköasennustoiminnan osalta. Toimittajilla tarkoitetaan toiminimiyrittäjiä tai organisaatioita, jotka toimittavat palveluja ja tuotteita Jylhän Sähköosuuskunnalle.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperusteet
Jylhän Sähköosuuskunta käsittelee Asiakkaiden henkilötietoja pääasiallisesti sopimuksen toteuttamista koskevia velvoitteita varten, kuten palvelujen ja tuotteiden ostamista, toimittamista ja hallinnointia varten. Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten kirjanpito ja verotus, sekä Jylhän Sähköosuuskunnan oikeutetun edun perusteella omistussuhteiden selvittämiseksi, yhteystietojen päivittämistä varten, vaatimuksen esittämiseksi uuden sopimuksen tekemiseksi, sähköverkon ylläpitämiseksi sekä asiakassuhteiden hallinnointia, hoitoa ja palvelun kehitystä varten.
Sähkönmyyntiä koskevien asiakkaiden henkilötietoja käsitellään Fingrid Datahub palvelussa, asiakkaille tehdään luottotietotarkistus sekä Postin osoitetarkistus.
Sähköverkkopalveluita koskevien asiakkaiden henkilötietoja käsitellään Fingrid Datahub palvelussa, asiakkaille tehdään luottotietotarkistus sekä Postin osoitetarkistus ja henkilötietoja käsitellään yhdistämällä kiinteistörekisteritietoja Jylhän Sähköosuuskunnan asiakasrekisterin kanssa, kun otetaan yhteyttä kiinteistön omistajiin.
Sähköasennustoimintaa koskeville asiakkaille tehdään Postin osoitetarkistus, jos asiakas ei ole entuudestaan Jylhän Sähköosuuskunnan asiakas sähkönmyynnin tai -siirron kautta. Asennustoimintaa koskee mahdollisuus rahoitukselle, joka tapahtuu OP-Rahoituksen kautta.
Jylhän Sähköosuuskunta käsittelee Toimittajien henkilötietoja pääasiallisesti sopimuksen toteuttamista koskevia velvoitteita varten, kuten palvelujen ja tuotteiden käsittelyä, hallinnointia ja maksamista varten. Toimittajien henkilötietoja käsitellään myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten kirjanpito ja verotus.
Sopimuksen täytäntöönpano
- Sopimusvelvoitteiden täyttäminen on pääasiallinen henkilötietojen käsittelymme oikeusperuste. Käsittelyä tehdään esimerkiksi, sopimuksen tekemistä ja hallinnointia varten, tilausten ja toimitusten hallinnointia varten, sekä laskutusta ja maksujen käsittelyä varten.
Lakisääteinen velvoite
- Sopimusten lisäksi toimintaamme liittyy lakisääteisiä velvoitteita, joiden perusteella käsittelemme henkilötietoja. Esimerkkejä näistä ovat kirjanpitolainsäädäntö, energiamarkkinalaki, osuuskuntalaki sekä laki sähkön ja eräiden polttoaineiden valmisteverosta. Esimerkiksi kirjanpitolaki velvoittaa laskutustietojen säilyttämistä ja verolainsäädäntö tietojen toimittamista veroviranomaiselle.
Oikeutettu etu
- Käsittelemme henkilötietoja myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Näitä tilanteita on esimerkiksi, kun viestimme asiakkaillemme, hallinnoimme asiakassuhdetta, selvitämme omistussuhteita tai kehitämme palvelua palautteen perusteella.
Käsiteltävät henkilötiedot
Asiakkaat
Sähkönmyynti ja sähköverkkopalvelut:
- Asiakastiedot kuten nimi, henkilötunnus/y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdolliset yhteyshenkilöt/edustajat. Asiakaspalvelutilanteista kontaktitiedot, Turvakielto -merkintä
- Sopimusta koskevat tiedot, kuten kohde, sopimustunnus ja numero, sopimustyyppi, tuotteet, hinnat, laskutusosoite, suoramaksu/sähköisen laskutuksen tiedot, sopimusvahvistus
- Laskuja ja maksuja koskevat tiedot, kuten laskurivit, tilinumero, maksutiedot, saatavatilanne esim. perintätoimet.
- Käyttöpaikkaa koskevat tiedot, kuten käyttöpaikkatunnus, sähkön kulutus, pientuotantoa koskevaa tietoa.
- Kiinteistöä koskevat tiedot, kuten osoite, kiinteistötunnus ja omistajan yhteystiedot.
Sähköasennustoiminta:
Käsiteltävät henkilötiedot riippuvat onko asiakkuutta ennestään vai ei. Käsiteltäviä henkilötietoja on asiakkaan nimi, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköposti.
Toimittajat:
Käsiteltäviä henkilötietoja on nimi, osoite, y-tunnus, tilinumero, verkkolaskutieto, työrooli.
Tietojen lähteet
Asiakasrekisterin tietojen lähteitä on esimerkiksi rekisteröity itse solmiessaan sopimuksen Jylhän Sähköosuuskunnan kanssa, sekä voimme lisäksi kerätä ja päivittää henkilötietojasi lain sallimissa rajoissa kolmansien osapuolten rekistereistä kuten erilaiset viranomaiset, julkishallinnon toimijat ja kolmannen osapuolen toimijat. Tietojen lähteitä voi olla esimerkiksi Datahub, Posti, pankkitoimijat, sähkönmyynti ja verkkopalveluyhtiöt sekä kiinteistörekisteri.
Henkilötietojen säilytys
Asiakkaat:
- Tiedot säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen tai lain edellyttämä aika. Esimerkiksi:
- Kirjanpitoaineistoa koskevien materiaalien säilytysaika on 15 vuotta.
- Myynti- ja ostolaskuja koskevien materiaalien säilytysaika vaihtelee 7 vuodesta 15 vuoteen.
- Sopimustietoja lain vaatiman ajan, esimerkiksi 10 vuotta sähkömarkkinalain mukaisesti.
Toimittajat:
- Tiedot säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen tai lain edellyttämä aika. Esimerkiksi:
- Kirjanpitoaineistoa koskevien materiaalien säilytysaika on 15 vuotta.
- Myynti- ja ostolaskuja koskevien materiaalien säilytysaika vaihtelee 7 vuodesta 15 vuoteen.
- Sopimustietoja lain vaatiman ajan.
Tietojen suojaus
Jylhän Sähköosuuskunnan henkilötietojen suojauksen päämääränä on turvata tietojen ja tietojärjestelmien saatavuus, varmistaa niiden luottamuksellisuus ja tietojen eheys sekä minimoida mahdollisista poikkeamista aiheutuvat vahingot. Henkilötietojen käsittelyssä ja suojaustoimissa huomioidaan voimassa olevan tietosuojaa koskevan lainsäädännön vaatimukset.
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, kuka hänen henkilötietoja käsittelee, minne henkilötietoja luovutetaan ja miksi niitä luovutetaan. Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua sekä turhan ja virheellisen tai puutteellisen tiedon poistoa. Rekisteröidyn oikeudet on varattu hänen itsensä käyttöön, eikä niitä voi pääasiassa käyttää toisen puolesta ilman valtuutusta.
Tavanomaisissa asiakaspalvelutilanteissa, kuten esimerkiksi yhteys- ja laskutustietojen muutoksissa sekä laskutustiedusteluissa, voi ottaa yhteyttä Jylhän Sähköosuuskunnan asiakaspalveluun.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevan käyttöpyynnön pyydämme toimittamaan tietosuojasta vastaavalle.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Sinulla on oikeus tutustua sinusta tallennettuihin Jylhän Sähköosuuskunnan hallussa oleviin henkilötietoihin. Saat niistä halutessasi myös kopion itsellesi. Sinulla on myös oikeus saada vahvistus siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön vuoksi.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Voit aina ottaa meihin yhteyttä saadaksesi tietosi oikaistuksi, päivitetyksi ja täydennetyksi.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
- Käsiteltävät henkilötiedot eivät ole tarpeellisia lakisääteisten velvoitteiden kannalta.
- Jos peruutat henkilötietojen käsittelyyn antamasi suostumuksen eikä tietojen käsittelylle ole muuta perustetta.
Kun tiedot muuttuvat tarpeettomiksi niiden säilytysaikojen päätyttyä, pyrimme aina poistamaan tiedot ajallaan, eikä erillistä poistopyyntöä tällaisten tietojen osalta tarvitse tehdä.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Oikeus koskee käsittelyä esimerkiksi tilanteissa, joissa epäilet henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta tai olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä, mutta asioiden selvittäminen on vielä kesken.
Vastustamisoikeus
Oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä on aina oikeus vastustaa. Rekisterinpitäjänä Jylhän Sähköosuuskunnan on lopetettava sellainen käsittely, jonka osalta se ei voi näyttää toteen, että Jylhän Sähköosuuskunnan tai jonkun muun kolmannen osapuolen edut olisivat painavampia kuin rekisteröidyn oikeus yksityisyyteen. Jylhän Sähköosuuskunta on etukäteen arvioinut oikeutettujen etujen perusteella tapahtuvaa käsittelyä turvatakseen rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet.
Jos haluat käyttää oikeuttasi vastustaa henkilötietojesi käsittelyä oikeutettujen etujen perusteella, tee siitä ilmoitus tietosuojasta vastaavalle.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Sinulla on kuitenkin oikeus saada antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perustuen.
Oikeus peruuttaa suostumus
Niiden henkilötietojen osalta, jonka käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
Saat suostumuksesta ja sen peruuttamisen tavoista ja vaikutuksista aina tiedon suostumuksen keruun yhteydessä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
Luovutamme henkilötietoja toteuttaaksemme sopimusten mukaiset ja lakisääteiset velvoitteemme. Tietojen luovutuksia tehdään seuraavasti:
- Luovutamme tietojamme alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella, esimerkiksi metsuri- ja kaivinkonetyöt. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme lainsäädännössä vaaditut suojausvelvoitteet yksityisyyden varmistamiseksi.
- Sopimuskumppaneille, jotka tarjoavat tai ovat sitoutuneet toimittamaan asianomaiselle henkilölle palveluita, esimerkiksi Jylhän Sähköosuuskunnan verkkoalueen ulkopuoliset sähkön myyjät ja kulutuksen seurantaa tuottava kumppani.
- Energiamarkkinoita säätelevän lainsäädännön ja ohjeistuksen vaatimille tahoille kuten Energiavirastolle.
- Sähkön vähittäismarkkinoiden keskitettyä tiedonvaihtojärjestelmää ylläpitävälle Fingrid Datahubille.
- Viranomaisille lakisääteisen velvoitteen näin vaatiessa ja viranomaisen pyynnöstä, esim. Kela.
- Perintätoimistoille, kun Asiakkaalla on jäänyt saatava maksamatta.
- Muille kolmansille osapuolille suostumuksella tai valtakirjalla.
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjä profiloida.
Tietosuojaseloste osuuskunnan jäsenille
Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten osakkaiden henkilötietoja käsitellään muun muassa Oskari osakerekisteripalvelun yhteydessä. Tässä selosteessa kerromme:
- rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojasta vastaavan yhteystiedot
- mitä tietoja keräämme
- mihin tietoja käytämme ja millä oikeusperusteella tietoja käsittelemme
- kuinka kauan säilytämme tiedot
- tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
- minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot
- mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää.
Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 18.12.2025
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä:
Jylhän Sähköosuuskunta,
Ratatie 21, 62200 Kauhava,
Y-tunnus 0178881-3
Yhteyshenkilö:
Marianne Jylhä
06 434 6300
marianne.jylha@jylhaos.fi
Tietosuojasta vastaava:
Antti Järvinen
06 434 6330
antti.jarvinen@jylhaos.fi
Rekisterin nimi:
Jylhän Sähköosuuskunnan jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on määrittää jäsenen oikeudet osuuskunnan päätöksentekoon ja voitonjakoon. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin (Osuuskuntalain 4. luvun 14 §:n mukainen jäsen- ja omistajaluettelo).
Henkilötietoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen lisäksi tarkistamalla ja yhdistämällä Postin palvelun kautta Jylhän Sähköosuuskunnan jäsenrekisteriin. Henkilötietojen käsittely perustuu Jylhän Sähköosuuskunnan oikeutettuun etuun omistussuhteiden selvittämiseksi ja tarvittaessa yhteystietojen päivittämiseksi.
Rekisteröidyt ja käsiteltävät henkilötiedot
Jäsenrekisteriin kirjataan osuudenomistajan nimi ja yksilöintitiedot, yhteystiedot, tieto osakasryhmästä, osuuden arvo, osuuksien kappalemäärä, tilinumero, verotukseen tarvittavat tiedot sekä ja mahdolliset rajoitukset osoitetietojen käyttämisessä.
Osakkaan omistamista osuuksista rekisteriin tallennetaan osuuden tiedot, äänioikeus, omistaja, osuuskoron saaja, rekisteröimispäivä ja tieto osuuskirjojen luovuttamisesta ja keräämisestä sekä mahdollisesta panttauksesta. Osuuksien siirron yhteydessä rekisteriin tallennetaan siirrettävät osuudet, edellinen ja uusi omistaja, rekisteröintipäivä, mahdollinen hyväksymispäivä ja siirron tyyppi.
Osuuskoroista rekisteriin tallennetaan koron määrä, osuuskoron saajan tiedot, maksupäivä sekä ennakonpidätysprosentti ja osuuskorosta pidätetyn veron määrä. Osuuskuntien jäsenistä tallennetaan rekisteriin jäsentunnus ja jäsenyyden alku- ja loppupäivät sekä tiedot mahdollisista jäsenyyteen liittyvistä maksuista.
Rekisteriin tallennetaan tietoja Osuuskuntalain 4 luvun 16 §:n mukaisista jäsen- ja omistajaluettelon luovutuksista ja mahdollisista muista tietojen luovutuksista kolmansille osapuolille. Lisäksi kustakin osuudenomistajien ja osuuksien tietojen muutoksesta jää merkinnät rekisterin tapahtumalokiin. Kuhunkin osakkaaseen ja osuuksiin voi liittyä päiväkirjamerkintöjä ja dokumentteja.
Lokitiedot
Palveluun kirjautumisen ja tunnistautumisen yhteydessä tallennetaan aina tietoja tunnistautumisesta, kuten tunnistautumistapa, IP-osoite ja valtuutusperuste. Lisäksi käsitellään tietoja onnistuneista ja epäonnistuneista kirjautumisista sekä IP-osoite, joista kirjautuminen on tapahtunut. Palvelun käytöstä tallennetaan lokitietoja, joita käytetään palvelun laadun, toiminnallisuuden parantamiseen ja tietoturvallisuuden seurantaan. Kirjautujat ovat Jylhän sähköosuuskunnan nimettyjä työntekijöitä sekä ohjelmistotoimittajan tuki.
Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn toteuttamiseksi. Tiedot voidaan poistaa, mikäli jäsen sitä vaatii.
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen
Rekisteröidyn tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeuksien soveltuminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu henkilötietojen käsittelyntarkoituksesta ja käsittelyn oikeusperusteesta. Joitakin oikeuksia on rajoitettu, jos käsittely perustuu esimerkiksi rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen. Rekisteröidyllä on aina oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei. Silloin, kun rekisteröidyn tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjaamaan virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistoa, käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä.
Mahdolliset pyynnöt osoitetaan edellä mainituille yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hänellä on käsittelyyn liittyen huomautettavaa.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki.
Puhelinvaihde: 029 566 6700.
Kirjaamo: 029 566 6768.
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja@om.fi.
Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen ajantasaisuus
Palvelussa käsiteltävä henkilötiedot päivitetään pääsääntöisesti jäsenen oman ilmoituksen perusteella. Palvelussa käsiteltäviä tietoja voidaan päivittää ja myös päivitetään vuosittain yhtiön jäsenrekisterin ja kolmannen osapuolen, kuten Postin kautta Digi- ja väestötietoviraston -rekisterien perusteella. Vanhentuneita tilinumeroita muutetaan ja poistetaan jäsenen kirjallisesta pyynnöstä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Osuuskuntalain 4. luvun 16 §:n mukaan jäsen- ja omistajaluettelo on pidettävä yhtiön pääkonttorissa jokaisen nähtävänä. Jokaisella on oikeus yhtiön kulut korvattuaan saada jäljennös osakeluettelosta ja osakasluettelosta tai niiden osasta.
Rekisterissä olevia tietoja luovutetaan säännönmukaisesti osingonmaksuun liittyen pankeille, ulosottoviranomaisille ja verohallinnolle.
Henkilötietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjä profiloida.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Fyysinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain tietoon oikeutetuilla.
Sähköinen aineisto säilytetään konesalissa, joka vastaa henkilötietojen käsittelylle asetettuja vaatimuksia. Tietoliikenneyhteys käyttäjien selaimelta palvelimelle on salattu. Pääsy rekisteriin on vain rajoitetulla erikseen nimetyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja käsittelijän tukihenkilöillä, jotka tarvitsevat ja käsittelevät tietoja rekisterin ylläpitämiseksi, tukitehtävien hoitamiseksi tai yhtiökokouksen järjestämiseksi.
Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttäjien oikeudet määräytyvät työtehtävän perustella. Rekisteri varmuuskopioidaan päivittäin ja varmuuskopiot säilytetään erillisessä tilassa. Rekisterin ja palvelimien käytöstä ja virhetilanteista tallennetaan lokitiedostoa.
Tietojen muutoksista tallennetaan historiatietoja ja muutokset ovat lokista jäljitettävissä.