Tietosuojaseloste

Jylhän Sähköosuuskunnan tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Jylhän Sähköosuuskunnan henkilötietojen käsittelyä. Käsittelykohteena ovat asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja palveluntuottajien tiedot.

Selosteessa kerromme:

rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojasta vastaavan yhteystiedot
mitä tietoja keräämme
mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää
mihin tietoja käytämme ja millä oikeusperusteella tietoja käsittelemme
kuinka kauan säilytämme tiedot
tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot

Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojasta vastaavan yhteystiedot:

Jylhän Sähköosuuskunta

Ratatie 21, 62200 KAUHAVA

Puh: 06 434 6300

jylhan.sahko(at)jylhaos.fi

Tietosuojasta vastaava Antti Järvinen

Puh: 06 434 6330

antti.jarvinen(at)jylhaos.fi

Mitä tietoja ja mihin tarkoitukseen niitä keräämme?

Jylhän Sähköosuuskunnan keräämät henkilötiedot jaotellaan seuraavasti:

Tunnistamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja sopimusten sekä osuuskunnan jäsenyyden tai luottokelpoisuuden tarkistuksen yhteydessä henkilötunnus.
Työtehtävää kuvaavat tiedot: nimike, tehtävänkuvaus tai vastuualue.

Henkilötiedot, jotka keräämme suoraan rekisteröidyltä

Keräämme tiedot pääosin suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakaspalvelutilanteessa tai asiakas luovuttaa ne itse lomakkeen, verkkolomakkeen tai sähköpostin välityksellä. Näitä tietoja käytetään yhteydenpitoon joko palveluiden tarjoamiseksi tai tuottamiseksi asiakkaalle.

Henkilötiedot, joita voimme kerätä kolmansilta osapuolilta

Kolmansilta osapuolilta keräämme tietoa kuluttaja-asiakkaan luottokelpoisuuden varmistamiseksi. Keräämme tietoja myös muista julkisista lähteistä kuten yritysrekistereistä (esimerkiksi YTJ ja PRH:n kaupparekisteri) sopimuksen allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeuden varmentamiseksi.

Verkkosivusto

Verkkosivustomme (jylhaos.fi) ei käytä evästeitä, eikä verkkosivuston vierailijoista kerätä ip-osoitteeseen perustuvia analytiikkatietoja tai muutakaan verkkosivuston vierailuihin liittyviä analytiikkatietoja. Yhteydenottolomakeen kautta lähetetyt tiedot välittyvät suoraan sähköpostiin. Lähetetyt tiedot eivät tallennu ulkopuoliseen palveluun.

Jotkin sivuston palveluista sijaitsevat 3. osapuolen sivustoilla ja niillä voi olla omia evästekäytäntöjään ja he käyttävät evästeitä omiin tarkoituksiinsa. Pääset tutustumaan näihin kyseisten sivujen evästesuostumustyökalusta.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää?

Tavanomaisissa asiakaspalvelutilanteissa, kuten esimerkiksi yhteys- ja laskutustietojen muutoksissa sekä laskutustiedusteluissa, voi ottaa yhteyttä Jylhän Sähköosuuskunnan asiakaspalveluun. Laajemmissa tietopyynnöissä voi ottaa yhteyttä tietosuojasta vastaavaan. Oikeuksia on pääsääntöisesti mahdollista käyttää kerran kalenterivuodessa maksuttomasti. Jos pyyntöjä tulee yhdeltä henkilöltä enemmän kuin kerran kalenterivuodessa, pyyntöihin lisätään sen laajuudesta riippuva hallinnollinen kustannus, josta saa arvion etukäteen. Rekisteröidyn oikeudet on kuvattu alla.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.

Oikeus tietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi jos rekisteröity peruuttaa suostumuksen eikä käsittelyyn ole muuta perustetta tai rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä.

Vastustamisoikeus. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

Oikeus tietojen siirrettävyyteen. Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perusten. Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ei koske yritysten välisissä liikesuhteissa käsiteltyjä ammattilaisten yhteystietoja tapauksissa, joissa käsittely ei perustu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen, jonka osapuoli henkilö on.

Oikeus peruuttaa suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen saattaa vaikuttaa mahdollisuutemme tarjota palveluita.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilee henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti.

Mikäli rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan, hänen tulee ottaa yhteyttä Jylhän Sähköosuuskunnan tietosuojasta vastaavaan.

Mihin tietoja käytämme ja millä oikeusperusteella tietoja käsittelemme?

Jylhän Sähköosuuskunta käsittelee henkilötietoja täyttääkseen lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvoitteet. Käsittelymme oikeusperusteita ovat:

Sopimukseen täytäntöön paneminen
Sopimusvelvoitteiden täyttäminen on pääasiallinen henkilötietojen käsittelymme oikeusperuste. Käsittelemme henkilötietoja osuuskunnan hallinnollisten toimien toteuttamiseksi ja meiltä tilatun palvelun tuottamiseksi siltä osin kuin on tarpeellista.
Lakisääteinen velvoite
Sopimusten lisäksi toimintaamme liittyy lakisääteisiä velvoitteita, joiden perusteella käsittelemme henkilötietoja. Esimerkkejä näistä ovat kirjanpitolainsäädäntö, energiamarkkinalaki, osuuskuntalaki sekä laki sähkön ja eräiden polttoaineiden valmisteverosta.

Toimintaamme ja osin myös henkilötietojen käsittelyämme ohjaavat lakeja täydentävät sähkönmyyntiä, -jakelua sekä sähkökulutuksenseurantaa täydentävät Energiaviraston ja Energiateollisuuden ohjeistukset.

Kuinka kauan säilytämme tiedot?

Henkilötietoja säilytetään vain sopimussuhteen ajan ja vuoden sopimuksen päättymisestä mahdollisten valitusten tai korjauspyyntöjen käsittelemiseksi, ellei lainsäädännössä (esimerkiksi kirjanpitolaki ja energiamarkkinalaki) toisin vaadita.

Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin:

Luovutamme henkilötietoja toteuttaaksemme sopimusten mukaiset ja lakisääteiset velvoitteemme. Tietojen luovutuksia tehdään seuraavasti:

Luovutamme tietojamme alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella, esimerkiksi metsuri- ja kaivinkonetyöt. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme lainsäädännössä vaaditut suojausvelvoitteet yksityisyyden varmistamiseksi.
Sopimuskumppaneille, jotka tarjoavat tai ovat sitoutuneet toimittamaan asianomaiselle henkilölle palveluita, esimerkiksi Jylhän Sähköosuuskunnan verkkoalueen ulkopuoliset sähkön myyjät.
Energiamarkkinoita säätelevän lainsäädännön ja ohjeistuksen vaatimille tahoille kuten Energiavirastolle.
Sähkön vähittäismarkkinoiden keskitettyä tiedonvaihtojärjestelmää ylläpitävälle Datahubille.
Muille kolmansille osapuolille suostumuksella tai valtakirjalla.

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

Minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot?

Olennaisin riski järjestelmään liittyen on rekisteröityjen itsensä järjestelmään tallentama tieto. Jylhän Sähköosuuskunta ei säännönmukaisesti kerää esimerkiksi henkilökohtaiseen yksityiselämään kuuluvia tietoja, mutta aiempien riskikartoitusten perusteella rekisteröidyt voivat itse luovuttaa henkilökohtaisiakin tietoja lisätiedoiksi esimerkiksi henkilökohtaiset puhelinnumerot, kotiosoitteet, matkasuunnitelmat ja lomatiedot.

Tämä ei nykyisellä suojaustasolla aiheuta riskejä rekisteröidyn oikeuksille tai vapauksille, mutta rekisteröidyn on syytä olla tietoinen tästä riskistä.

Jylhän Sähköosuuskunnan turvallisuustoimen päämääränä on turvata tietojen ja tietojärjestelmien saatavuus, varmistaa niiden luottamuksellisuus ja tietojen eheys sekä minimoida mahdollisista poikkeamista aiheutuvat vahingot. Suojaustoimet perustuvat toiminnasta tehtyyn riskiarvioon ja ne suhteutetaan suojeltavan kohteen ja siihen kohdistuvien riskien hallitsemiseksi. Henkilötietojen käsittelyssä ja suojaustoimissa huomioidaan voimassa olevan tietosuojaa koskevan lainsäädännön vaatimukset.