Jylhän Sähköosuuskunnan tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Jylhän Sähköosuuskunnan henkilötietojen käsittelyä. Käsittelykohteena ovat asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja palveluntuottajien tiedot.

Selosteessa kerromme:

  • rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
  • mitä tietoja keräämme
  • mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää
  • mihin tietoja käytämme ja millä oikeusperusteella tietoja käsittelemme
  • kuinka kauan säilytämme tiedot
  • tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
  • minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot

 

Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Jylhän Sähköosuuskunta 

Ratatie 21, 62200 KAUHAVA

Puh: 06 434 6300

jylhan.sahko@jylhaos.fi

 

Tietosuojavastaava Antti Järvinen

Puh: 06 434 6330

antti.jarvinen(at)jylhaos.fi

 

Mitä tietoja ja mihin tarkoitukseen niitä keräämme?

Jylhän Sähköosuuskunnan keräämät henkilötiedot jaotellaan seuraavasti:

  1. Tunnistamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja sopimusten sekä osuuskunnan jäsenyyden tai luottokelpoisuuden tarkistuksen yhteydessä henkilötunnus.
  2. Työtehtävää kuvaavat tiedot: nimike, tehtävänkuvaus tai vastuualue.
  3. Verkkosivujemme käyttöön liittyvät tiedot kuten eväste eli cookie ja ip-osoite.

 

Henkilötiedot, jotka keräämme suoraan rekisteröidyltä

Keräämme tiedot pääosin suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakaspalvelutilanteessa tai asiakas luovuttaa ne itse lomakkeen, verkkolomakkeen, chatin tai sähköpostin välityksellä. Näitä tietoja käytetään yhteydenpitoon joko palveluiden tarjoamiseksi tai tuottamiseksi asiakkaalle. Myös verkkosivujen kävijäanalytiikan tiedot muodostuvat rekisteröidyn toimista verkkosivuilla vierailun aikana.

Henkilötiedot, joita voimme kerätä kolmansilta osapuolilta

Kolmansilta osapuolilta keräämme tietoa kuluttaja-asiakkaan luottokelpoisuuden varmistamiseksi (Suomen Asiakastieto). Keräämme tietoja myös muista julkisista lähteistä kuten yritysrekistereistä (esimerkiksi YTJ ja PRH:n kaupparekisteri) sopimuksen allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeuden varmentamiseksi.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja kuinka niitä voi käyttää?

Tavanomaisissa asiakaspalvelutilanteissa, kuten esimerkiksi yhteys- ja laskutustietojen muutoksissa sekä laskutustiedusteluissa, voi ottaa yhteyttä Jylhän Sähköosuuskunnan asiakaspalveluun. Laajemmissa tietopyynnöissä voi ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan. Oikeuksia on pääsääntöisesti mahdollista käyttää kerran kalenterivuodessa maksuttomasti. Jos pyyntöjä tulee yhdeltä henkilöltä enemmän kuin kerran kalenterivuodessa, pyyntöihin lisätään sen laajuudesta riippuva hallinnollinen kustannus, josta saa arvion etukäteen.

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

  1. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
    Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi.
  2. Oikeus tietojen oikaisemiseen
    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.
  3. Oikeus tietojen poistamiseen
    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
    • Rekisteröity peruuttaa suostumuksen eikä käsittelyyn ole muuta perustetta.
    • Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta.
  4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
    Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä.
  5. Vastustamisoikeus
    Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.
  6. Oikeus tietojen siirrettävyyteen
    Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perusten.  Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ei koske yritysten välisissä liikesuhteissa käsiteltyjä ammattilaisten yhteystietoja tapauksissa, joissa käsittely ei perustu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen, jonka osapuoli henkilö on.
  7. Oikeus peruuttaa suostumus
    Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen saattaa vaikuttaa mahdollisuutemme tarjota palveluita.
  8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilee henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti.

 

Mikäli rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan, hänen tulee ottaa yhteyttä Jylhän Sähköosuuskunnan tietosuojavastaavaan.

 

Mihin tietoja käytämme ja millä oikeusperusteella tietoja käsittelemme?

Jylhän Sähköosuuskunta käsittelee henkilötietoja täyttääkseen lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvoitteet. Käsittelymme oikeusperusteita ovat:

  1. Sopimukseen täytäntöön paneminen
    Sopimusvelvoitteiden täyttäminen on pääasiallinen henkilötietojen käsittelymme oikeusperuste. Käsittelemme henkilötietoja osuuskunnan hallinnollisten toimien toteuttamiseksi ja meiltä tilatun palvelun tuottamiseksi siltä osin kuin on tarpeellista.
  2. Lakisääteinen velvoite
    Sopimusten lisäksi toimintaamme liittyy lakisääteisiä velvoitteita, joiden perusteella käsittelemme henkilötietoja. Esimerkkejä näistä ovat:
    • kirjanpitolainsäädäntö
    • energiamarkkinalaki
    • laki sähkön ja eräiden polttoaineiden valmisteverosta
    • osuuskuntalaki

Toimintaamme ja osin myös henkilötietojen käsittelyämme ohjaavat lakeja täydentävät sähkönmyyntiä, -jakelua sekä sähkökulutuksenseurantaa täydentävät Energiaviraston ja Energiateollisuuden ohjeistukset.

Suostumus

Verkkosivujemme kehittämiseksi kerätään analytiikkatietoa sivujen käytöstä perustuen suostumukseen. Henkilö antaa tähän suostumuksen hyväksymällä evästeet sivustolle saapuessaan.

Lisätietoja evästeiden hallinnoimisesta:

 

Markkinointitarkoituksessa kerätyn tiedon osalta rekisteröidyiltä kerätään suostumus, jonka voi peruuttaa milloin tahansa.

 

Kuinka kauan säilytämme tiedot?

Henkilötietoja säilytetään vain sopimussuhteen ajan ja vuoden sopimuksen päättymisestä mahdollisten valitusten tai korjauspyyntöjen käsittelemiseksi, ellei lainsäädännössä (esimerkiksi kirjanpitolaki ja energiamarkkinalaki) toisin vaadita.

Verkkosivujen kävijäanalytiikkatietoa säilytämme 26 kuukautta markkinoinnin ja asiakaspalvelun seurantaa ja kehittämistä varten.

 

Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin:

Luovutamme henkilötietoja toteuttaaksemme sopimusten mukaiset ja lakisääteiset velvoitteemme. Tietojen luovutuksia tehdään seuraavasti:

  • Luovutamme tietojamme alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella, esimerkiksi metsuri- ja kaivinkonetyöt. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme lainsäädännössä vaaditut suojausvelvoitteet yksityisyyden varmistamiseksi.
  • Sopimuskumppaneille, jotka tarjoavat tai ovat sitoutuneet toimittamaan asianomaiselle henkilölle palveluita, esimerkiksi Jylhän Sähköosuuskunnan verkkoalueen ulkopuoliset sähkön myyjät.
  • Energiamarkkinoita säätelevän lainsäädännön ja ohjeistuksen vaatimille tahoille kuten Energiavirastolle.
  • Muille kolmansille osapuolille suostumuksella tai valtakirjalla.

 

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

 

Minkälaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot?

Olennaisin riski järjestelmään liittyen on rekisteröityjen itsensä järjestelmään tallentama tieto. Jylhän Sähköosuuskunta ei säännönmukaisesti kerää esimerkiksi henkilökohtaiseen yksityiselämään kuuluvia tietoja, mutta aiempien riskikartoitusten perusteella rekisteröidyt voivat itse luovuttaa henkilökohtaisiakin tietoja lisätiedoiksi esimerkiksi henkilökohtaiset puhelinnumerot, kotiosoitteet, matkasuunnitelmat ja lomatiedot.

Tämä ei nykyisellä suojaustasolla aiheuta riskejä rekisteröidyn oikeuksille tai vapauksille, mutta rekisteröidyn on syytä olla tietoinen tästä riskistä.

Jylhän Sähköosuuskunnan turvallisuustoimen päämääränä on turvata tietojen ja tietojärjestelmien saatavuus, varmistaa niiden luottamuksellisuus ja tietojen eheys sekä minimoida mahdollisista poikkeamista aiheutuvat vahingot. Suojaustoimet perustuvat toiminnasta tehtyyn riskiarvioon ja ne suhteutetaan suojeltavan kohteen ja siihen kohdistuvien riskien hallitsemiseksi. Henkilötietojen käsittelyssä ja suojaustoimissa huomioidaan voimassa olevan tietosuojaa koskevan lainsäädännön vaatimukset.

 

Tietosuojaselosteen muutokset:

Tietosuojaan liittyviä käytäntöjämme saatetaan päivittää ja muutokset julkaistaan tällä sivulla.

 

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos kokee, ettei henkilötietoja käsitellä asianmukaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi